İşe giriş veya çıkış yapan personel bilgilerinin yasal süre içinde emniyet birimlerine bildirilmesi, işveren yükümlülükleri açısından zamanında ve eksiksiz yapılması gereken bir işlemdir. Bu bildirimin manuel yürütülmesi, personel hareketliliğinin yoğun olduğu dönemlerde bildirim gecikmelerine yol açabilir. RPA (Robotik Süreç Otomasyonu), ERP sisteminden personel giriş-çıkış verilerini otomatik olarak alarak emniyet bildirim sürecini uçtan uca yönetir.

Robotun İşleyiş Adımları:

• ERP sisteminden işe giriş/çıkış yapan personellere ait bilgileri otomatik olarak çeker.
• Gelen personel verilerini sistemdeki mevcut personel kaydıyla karşılaştırarak eşleşme kontrolü yapar.
• Veri eşleşiyorsa, personel kaydının onaylanma durumunu ve kimlik verisinin hazır olup olmadığını değerlendirir.
• Kayıt onaylandıysa, ilgili bildirim sistemine (e-Devlet/KBS) e-imza ile giriş yaparak bildirim işlemini tamamlar.
• Veri eşleşmiyorsa, kaydı "eşleşmeyen veriler" olarak işaretleyip hata kaydı oluşturur.
• Eşleşme sağlanamayan veya reddedilen durumlarda ilgili tarafa hata kaydı ve tekrar deneme/manuel kontrol bildirimi gönderir.
• Manuel doğrulama gereken istisnai durumları iş ortaklarına ileterek sürecin tamamlanmasını sağlar.

Bu sayede ilgili birim, her personel hareketini elle takip edip bildirim yapmak yerine yalnızca robotun işaretlediği eşleşmeyen veya istisnai kayıtlarla ilgilenir. Bildirimler yasal süre içinde ve eksiksiz gerçekleştirilir.

Sonuç olarak bu robot, emniyet bildirimini otomatikleştirerek yasal uyumluluğu güçlendirir, zaman tasarrufu sağlar ve personel süreçlerinde tam izlenebilirlik kazandırır.